Quelques clés pour bien communiquer sur votre projet
Vous avez un projet en tête et vous souhaitez bien évidemment qu’il rencontre un vif succès. Vous devez pour cela vous poser certaines questions…
Qui
Quoi
Ou
Quand
Comment
Pourquoi
Une fois ceci clarifié vous avez votre base de travail.
=> Vous réduisez vos chances de passer à côté d’un point essentiel.
Pensez à diversifier votre communication. Ne mettez pas le paquet sur une façon de communiquer plus que sur les autres. Chacun a SA manière de se tenir informé des évènements (presse, télévision, journaux spécialisés, radios, bouche à oreille,…)c’est pourquoi il ne faut faire l’impasse sur aucun média.
De plus la durée de votre communication est très importante puisqu’il ne faut commencer ni trop tôt, ni trop tard. Je préconise de commencer la communication d’un concert d’envergure locale par exemple 3 semaines avant l’évènement (faites en sorte qu’il y ait au moins 2 week-end de communication) car le public à le temps de prendre connaissance du projet sans pour autant l’oublier.
L’élaboration du budget prévisionnel est une étape essentielle puisque il vous permet d’éviter les mauvaises surprises tels que l’importance de l’enveloppe “frais divers” (essence, timbres, enveloppes, repas,…)
Tout doit être pris en compte : les dépenses (meme les plus petites) comme les recettes (entrées, cadeaux, sponsoring en nature, un restaurant qui offre des repas aux artistes par exemple,…) doivent être comptabilisées et à intégrées à votre budget bien avant la réalisation de l’évenement.
Si vous êtes sous forme associative, pensez bien à solliciter certaines subventions auxquelles vous pouvez prétendre auprès de votre ville, de votre intercommunalité, de votre département, de votre région, du ministère de la jeunesse (défi jeune pour une personne seule).
Si vous sollicitez des commerçants pour du sponsoring, n’oubliez pas de leur dire (même si ils le savent pour la plus part) que leurs dons à votre association est déductible de leurs impôts.
Afin de réduire vos dépenses, vous pouvez aussi solliciter d’autres associations qui peuvent vous aider sur le plan humain, technique, financier. Savoir s’entourer est essentiel, vous gagnez en temps, en connaissance, en argent,… . Etre efficace c’est aussi savoir déléguer le travail, vouloir être partout est le meilleur moyen d’être nulle part.
Internet est aujourd’hui un média incontournable lorsque vous organisez un évènement. Plusieurs solutions s’offrent à vous : créer votre site ou meme un blog et faite le vivre en y insérant des vidéo, des photos, fidélisez votre public avec une newletter soignée et diffusez la à vos contacts et aux contacts de vos contacts vous créez ainsi une chaîne et par la même occasion du trafic sur votre blog qui vous fera connaitre. Si vous en avez la possibilité, rédigez un formulaire de contact sur votre site afin de correspondre avec le public intéressé et ceci vous permettra de récolter des adresses mails pour communiquer sur vos prochains évènements par exemple…
Pensez à la presse qui, lorsque ce n’est pas de la publicité mais de l’annonce d’évènement, vous fera un article valorisant, avec une photo (faites en sorte de bien la choisir). Organisez une conférence de presse en invitant les correspondants locaux (les journalistes étant en règle générale moins disponibles et pas toujours habilité). Les correspondant locaux sont bien souvent abordables et enclin à proposer des articles sur des projets culturels. C’est gratuit alors ne le négligez pas. Pensez à la périodicité des journaux, anticipez les hebdomadaires voire les mensuels…
Soyez prudent sur les affiches et les flyers, il faut bien avoir à l’esprit que pour les flyers le taux de retour est de 5% en moyenne autant vous dire que si vous en faites 50 c’est presque inutile. Pour les affiches, lorsque vous êtes dans une ville de taille moyenne (>100000), l’espérance de vie est de quelques heures puisque après elles sont recouvertes par d’autres affiches. L’investissement peut être lourd pour une efficacité timorée a moins de recouvrir toute la ville 
Une archive vidéo de qualité sur votre évènement peut s’avérer importante dans le sens où vous pourrez alimenter votre site Internet, obtenir des subventions, remercier vos partenaires, ou en convaincre de nouveaux pour l’évènement suivant,… Evidemment cela dépendra de votre budget mais sachez qu’il faut parfois savoir perdre un peu pour gagner beaucoup !
